RSS Mapa strony Mój portal Zadaj pytanie
    
Jesteś tutaj: Strona główna Zarządzanie spółką Zarządzanie ludźmi
Rozmiar tekstu: f1f2f3
Dokument aktualny
Ważny od 2010-09-24  

Nie marnuj czasu na zbędne czynności i działaj ekonomicznie - 13 działań, które pozwolą Ci zorganizować przestrzeń pracy

Z badań wynika, że większość osób marnuje prawie godzinę dziennie na szukanie: dokumentów, plików, kluczy, komórki, długopisów itp. Zmień to! Wprowadź porządek w swoim biurze i kom­puterze.
Poznaj 13 działań, które pozwolą Ci zorganizować przestrzeń pracy:
  1. Przy robieniu porządku stwórz Listę zadań - wpisuj na nią te sprawy, które podczas przeglądania dokumentów są wciąż niezałatwione. Naucz się korzystać z Listy zadań na co dzień - od razu, kiedy pojawi się sprawa do załatwienia, wpisuj ją na listę. Szereguj je od naj­ważniejszych do mniej ważnych - odhaczaj załatwione sprawy. Zastąp Listą zadań stosy samoprzylepnych karteczek, które tworzą bałagan na biurku.
  1. Wyrzuć bezużyteczne papiery i pliki - poświęcony dziś czas na zrobienie porządku zaprocentuje każdego kolejnego dnia.
  2. Korzystaj z elektronicznych narzędzi ułatwiających dostęp do dokumentów i informacji w każdym miejscu, np. z palmtopa.
  3. Sprawdź, czy struktura folderów pozwala Ci szybko dotrzeć do ważnych plików.
  1. Korzystaj ze wszystkich możliwości programów pocztowych - np. funkcji kalendarza i organizatora spotkań - wspomaga to proces efektywnego zarzą­dzania handlowcami. Stwórz reguły dla e-maili - tak byś łatwo znalazł odpowiednie wiadomości nawet sprzed roku, usuwaj automatycznie spam - nie trać czasu na jego czytanie!
  1. Sprawdź segregatory, wyrzuć niepotrzebne papiery.
  1. Podziel segregatory kolorami, tak by w każdym znajdowały się odpowiednie dokumenty np. czer­wony - umowy z klientami, zielony - sprawozdania i raporty, żółty - dokumenty związane z promocja­mi, akcjami marketingowymi itd. Jeżeli za porządek w dokumentacji odpowiada asystentka - zorientuj się, według jakich zasad zarządza dokumentami.
  1. W trakcie rozmów z klientami i handlowcami - rób notatki, trzymaj je w teczce lub folderze związanym z daną sprawą. Datuj swoje notatki - ułatwi to ko­rzystanie z nich w przyszłości.
  1. Przejrzyj stosy gazet, periodyków, ofert, którymi jesteś zasypywany co dnia, zdecyduj, z czego sko­rzystasz, a co wyrzucić. Stwórz teczkę na artykuły - podczas czytania decyduj, co możesz wykorzystać w przyszłości.
  1. Przejrzyj swoją aktówkę - postaraj się, aby poszcze­gólne przegrody były dedykowane konkretnym dokumentom lub rzeczom.
  1. Wyrób sobie nawyk, by odkładać rzeczy na swoje miejsce - niech klucze do samochodu, komórka, wizytówki itp. będą zawsze w tym samym miejscu na biurku, w aktówce czy samochodzie.
  1. Przed wyjściem z biura uporządkuj swoje biurko, pocztę e-mailową i głosową, przejrzyj listę zadań i określ najważniejsze sprawy do załatwienia na dzień następny, wtedy utrzymanie porządku będzie łatwe.
  1. Dbaj o porządek także w samochodzie służbowym - przejrzyj schowki, wyrzuć zbędne kartki, paragony itp.
Autor: Anna Syrek-Kosowska
kierownik projektów zarządzania zasobami ludzkimi w Centrum Szkoleń i Psychologii Biznesu,
trener rekomendowany przez Polskie Towarzystwo Psychologiczne