Pytanie: W spółce od niedawna zarząd jest dwuosobowy. W umowie spółki odnośnie reprezentacji jest zapis, że jest wymagane współdziałanie dwóch członków zarządu łącznie lub członka zarządu łącznie z prokurentem. W regulaminie zarządu zapisano możliwość podejmowania uchwał za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Problemem jest organizacja pracy zarządu podczas nieobecności (np. urlopu) jednego członka zarządu. Czy prawidłowa byłaby następująca procedura:
Na ostatnim posiedzeniu zarządu przed urlopem zamieszczony zostaje zapis w protokole dotyczący opisu zasad zwoływania i odbywania posiedzeń, podejmowania uchwał podczas urlopu jednego członka zarządu (przewiduje taką możliwość regulamin zarządu: „kolejne posiedzenie zarządu może być także zwołane przez zarząd w drodze odpowiedniego ustalenia zaprotokołowanego w trakcie poprzedniego posiedzenia zarządu”).
Wykorzystanie techniki porozumiewania się na odległość, tzn. telefonu oraz maila w celu przekazania informacji o zwołaniu posiedzenia, porządku obrad i projektach uchwał. Odbycie posiedzenia nastąpiłoby przy wykorzystaniu skype’a. Oznaczałoby to, że w głosowaniu brałby udział cały zarząd. Jednak wątpliwości budzi kwestia podpisu pod uchwałą i protokołem. Regulamin stanowi, że uchwała, jak również protokół powinien zawierać podpisy obecnych na posiedzeniu członków zarządu. Czy może wystarczy stosowna adnotacja w miejscu podpisu?
Czy w uchwale, w której podjęto decyzję o zawarciu jakiejś umowy można udzielić pełnomocnictwa np. dyrektorowi handlowemu (albo jednemu członkowi zarządu, temu, który jest na miejscu) do podpisania tej konkretnej umowy?
Jakie dokumenty w opisanej sytuacji powinien otrzymać kontrahent? Czy istnieje jeszcze jakiś inny sposób poradzenia sobie z opisaną sytuacją?

Uzyskaj dostęp do Portalu FK a wraz z nim:

Aktualne informacje o zmianach w prawie (24/dobę)
Indywidualne konsultacje z ekspertami (odpowiedź w 48 h)
Codziennie aktualizowana baza ponad 40 500 porad z zakresu podatków dochodowych, VAT, rachunkowości, ZUS oraz prawa pracy
Ponad 3 000 narzędzi: kalkulatorów, wzorów dokumentów, formularzy, szkoleń i porad wideo