RSS Mapa strony Mój portal Zadaj pytanie
    
Jesteś tutaj: Strona główna Aktualności Podatki w spółce
Rozmiar tekstu: f1f2f3
Dokument aktualny
Ważny od 2015-12-16  

Zwrot pełnych kosztów wyżywienia w delegacji a przychód pracownika

W zakresie zwrotu pracownikowi kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej wolna od podatku dochodowego jest tylko równowartość diety określonej w przepisach wykonawczych dotyczących podróży służbowych.

Stan faktyczny

Spółka F. S.A. (dalej: spółka) wystąpiła do ministra finansów z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Spółka zatrudniała pracowników odbywających podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Dotychczas firma wypłacała swoim pracownikom diety z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych, jednak planowała wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie, ponoszonych przez pracowników w czasie odbywanych przez nich podróży służbowych. Wnioskodawca zamierzał nie wypłacać diet, lecz zapewniać pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie poprzez:
  • wypłacenie zaliczki na poczet wydatków na wyżywienie albo
  • wyposażenie pracownika w kartę służbową ze wskazaniem w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej kwoty przeznaczonej na wyżywienie, albo
  • zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na wyżywienie w czasie podróży służbowej, które będą udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na spółkę, lub - jeśli nie jest to możliwe - paragonami fiskalnymi.
Spółka wskazała, że zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie byłaby wyższa niż dieta przysługująca pracownikowi w przepisach wykonawczych dotyczących podróży służbowych. Po zakończeniu przez pracownika podróży służbowej spółka, w zależności od formy zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia, zamierzała: rozliczać zaliczkę wypłaconą pracownikowi na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków wystawionych na wnioskodawcę albo paragonów fiskalnych, albo rozliczać stan na karcie służbowej, za pomocą której pracownik dokonywał zapłaty za wyżywienie, albo zwracać pracownikowi poniesione przez niego wydatki na wyżywienie na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków wystawionych na wnioskodawcę albo paragonów fiskalnych.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym spółka, przywołując treść art. 12 i art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT zajęła stanowisko, że nadwyżka rzeczywistych kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej pracownika pokrytych przez pracodawcę ponad wysokość diety, określonych w przepisach wykonawczych dotyczących podróży służbowych, nie stanowi dla pracownika przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. W ocenie spółki, zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) powinno być uznane za „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

Organ podatkowy w wydanej interpretacji uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. Stwierdził, że zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków), nie może być uznane za „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Do innych należności za czas podróży służbowej pracownika należy bowiem zaliczyć zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wyrok WSA w Rzeszowie

Spółka wniosła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, jednak została ona przez sąd oddalona. Sąd administracyjny przyjął, podobnie jak organ podatkowy, że zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia korzysta ze zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej. Ewentualna nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. W takiej sytuacji spółka, jako płatnik, będzie miała obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od nadwyżki otrzymanego zwrotu, która przekracza wysokość diety z tytułu podróży służbowej. Sprawa znalazła swój finał przed NSA, który skargę kasacyjną spółki oddalił.
Komentarz eksperta
Przemysław Mańko
radca prawny


W komentowanej sprawie NSA rozstrzygnął spór spółki z organem podatkowym dotyczący tego, czy zwrot rzeczywistych, pełnych kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowej i zwróconych przez spółkę korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Spółka twierdziła, że tak, i argumentowała, że koszty całodziennego wyżywienia są odmienną od diety kategorią wydatków i jako „inne wydatki” są zwolnione z podatku w całości. NSA uznał taki pogląd za nieprawidłowy. Podkreślił przy tym, że w pojęciu „innych należności za czas podróży służbowych” nie mieszczą się wydatki ponoszone przez firmę na zapewnienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową całodziennego wyżywienia w formie innej niż dieta. Bez względu na formę pokrycia kosztów wyjazdu służbowego, po stronie pracownika zwolnieniu podlegać będzie wyłącznie wartość diety, której limity określone są w odpowiednich rozporządzeniach wykonawczych ministra pracy i polityki społecznej. W konsekwencji, nadwyżka kosztów wyżywienia ponad te limity stanowić będzie przychód pracownika ze stosunku pracy.

Więcej znajdziesz w hasłach: