RSS Mapa strony Mój portal Zadaj pytanie
    
Jesteś tutaj: Strona główna Aktualności Kodeks spółek handlowych
Rozmiar tekstu: f1f2f3
Dokument aktualny
Ważny od 2017-06-19  

Przekonaj się, czy nieprawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników może skutkować zaskarżeniem uchwał

Obowiązkiem członka zarządu jest doprowadzenie do tego, aby zwyczajne zgromadzenie wspólników zostało zwołane i odbyło się w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W spółkach, które za rok obrotowy przyjmują rok kalendarzowy, zgromadzenie powinno się odbyć do końca czerwca. Zwołanie zgromadzenia musi natomiast nastąpić wcześniej - zaproszenie należy wysłać na co najmniej dwa tygodnie przed jego terminem.
Jakiekolwiek uchybienie w sposobie dokonania zawiadomienia o zgromadzeniu może spowodować skuteczne zaskarżenie podjętych na nim uchwał. W ten sposób sprawa trafi do sądu. Nie każde uchybienie spowoduje więc nieważność podjętych uchwał. Sąd, oceniając całą sprawę, powinien wziąć pod uwagę, czy naruszenie konkretnego przepisu mogło spowodować nieważność podjętej uchwały, czy też nie.

Aby mieć pewność, że uchwały nie zostaną zakwestionowane z powodu niewłaściwego zwołania zgromadzenia, lepiej postępować ściśle według opisanych zasad. Wówczas, jeśli tylko się okaże że, nastąpiło jakiekolwiek naruszenie tych reguł, trzeba zwołać zgromadzenie powtórnie lub - jeśli to możliwe - naprawić błąd.

Jakie są sposoby zwołania zgromadzenia

Jeśli umowa spółki nie określa bardziej surowych wymogów, zgromadzenie wspólników można zwołać, w sposób formalny, na 3 sposoby:
  • listami poleconymi,
  • przesyłką kurierską,
  • pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wyraził na to zgodę na piśmie, podając adres, pod który ma być wysłane zawiadomienie,
  • wysłanymi co najmniej na 2 tygodnie przed terminem odbycia zgromadzenia wspólników (art. 238 ksh). Przy tym przepisy mówią o terminie wysłania zaproszeń, a nie o dniu, w którym dotrą do wspólników.
Ważne! Zawiadomienie wysyła się pod adres podany przez wspólnika, zapisany w księdze udziałów. Adres należy traktować jako aktualny dopóty, dopóki wspólnik nie zawiadomi oficjalnie spółki o jego zmianie. Trzeba więc z niego korzystać, nawet jeśli zarząd przypuszcza, że wspólnik już tam nie mieszka.
Można także zawiadomić wspólników w sposób nieformalny - ustnie, telefonicznie, faksem. Wówczas jednak trzeba się liczyć z tym, że każdy z nich będzie mógł zaskarżyć podjęte na zgromadzeniu uchwały, twierdząc, że nie został należycie poinformowany o zgromadzeniu i z tego powodu nie mógł wziąć w nim udziału (art. 250 pkt 4 ksh).

Co powinno zawierać zaproszenie na zgromadzenie

W zaproszeniu na zgromadzenie wspólników należy podać przynajmniej dzień i godzinę obrad, miejsce zgromadzenia, szczegółowy porządek obrad. Zaproszenie zawiera zazwyczaj także inne informacje - nazwę i adres spółki oraz naturalnie, kto je zwołuje.

Co trzeba załączyć do zaproszenia

Do zaproszenia należy dołączyć niektóre dokumenty związane z obradami. Obowiązkowo trzeba dołączyć propozycje zmian umowy spółki, jeśli na zgromadzeniu mają być poddane głosowaniu. Zazwyczaj dołączane są także inne dokumenty związane z podejmowanymi na zgromadzeniu uchwałami - sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz propozycje treści uchwał (np. o udzieleniu absolutorium). Przepisy ksh nie nakładają co prawda takich obowiązków wprost, ale zwyczajowo jest to przyjęte.

Czy można przełożyć termin zgromadzenia

Kwestia możliwości odwołania lub zmiany terminu odbycia zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. nie jest określona wprost przez ksh, w tym więc zakresie znajduje zastosowanie art. 61 Kodeksu cywilnego. Paragraf 1 tego artykułu stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. W związku z tym nie wolno odwołać zwyczajnego zgromadzenia wspólników ani zmieniać jego terminu bez zgody wszystkich wspólników.
Ważne! Koniecznie należy zadbać o odpowiednie poinformowanie wspólników o zmianie terminu odbycia zgromadzenia i wskazaniu nowego. Obowiązują w tym przypadku takie same zasady jak przy zwołaniu zgromadzenia. Należy zawiadomić wspólnika o zgromadzeniu na piśmie co najmniej dwa tygodnie przed jego terminem.
Koniec
W wielu spółkach - przede wszystkim tych, w których wspólników jest niewielu - zarząd informuje udziałowców o zmianie terminu obrad w sposób nieformalny - ustnie lub telefonicznie. Jednak taka praktyka może spowodować zaskarżenie podjętych na takim zgromadzeniu uchwał z powodu nieprawidłowego zwołania zgromadzenia.

Kogo zaprosić na zgromadzenie

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników wysyła się do osoby, która zgodnie z listą wspólników jest aktualnie (tzn. w chwili wysłania zaproszenia) wspólnikiem. Nie zaprasza się więc osób, które były wspólnikiem w czasie roku obrotowego, lecz jedynie te, które obecnie mają udziały w spółce. Nowy wspólnik uzyskuje prawa udziałowe, a więc także prawo udziału w zgromadzenia wspólników od czasu, gdy powiadomi spółkę o tym, że stał się wspólnikiem (lub zrobi to były wspólnik) i okaże na to dowód, np. umowę sprzedaży udziałów, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, umowę darowizny.

Czasami osoby zasiadające w zarządzie posiadające udziały w spółce mają wątpliwości - czy powinny samym sobie również wysyłać zaproszenia. Jeśli np. spółka posiada trzech wspólników i wszyscy oni wchodzą w skład zarządu, wówczas nawet w takich sytuacjach należy zwołać zgromadzenie w sposób formalny, aby żaden z takich wspólników będących członkami zarządu nie mógł potem podnosić jakichkolwiek zarzutów.

Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, zarząd nie ma obowiązku wysyłania zaproszenia do osób innych niż wspólnicy. Może jednak poinformować o zgromadzeniu inne osoby, np. kancelarię prawną obsługującą spółkę, firmę mającą przygotować obrady.

Zazwyczaj na zgromadzenie zaprasza się także osoby, których obecność jest związana z obradami, np. członków rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej (np. aby mogli złożyć wspólnikom wyjaśnienia, udzielili informacji). Należy jednak pamiętać, że wspólnicy mają prawo uznać, że nie chcą, aby te osoby brały udział w obradach zgromadzenia. Wówczas mogą podczas zgromadzenia poprosić je o opuszczenie sali.

Czy trzeba zapraszać byłych członków zarządu

Szczególna sytuacja dotyczy osób, które były członkami zarządu (lub innych organów spółki - rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej) w roku, za który odbywa się zgromadzenie, a przestali nimi być przed zgromadzeniem. Mogą być oni zainteresowani udziałem w nim, gdyż mają możliwość uzyskania absolutorium. Zarząd nie ma jednak obowiązku informowania ich o zgromadzeniu i zachęcania do wzięcia w nim udziału (choć należy to do dobrych obyczajów).

Warto, aby byli członkowie organów spółki uzyskali informację o terminie zgromadzenia. Zarząd ma obowiązek odpowiedzieć byłemu członkowi zarządu na jego pytanie o termin zgromadzenia - nie może takiej informacji mu odmówić.

Czy wysłać zaproszenie do zmarłego wspólnika

Następną istotną kwestią jest zaproszenie dla zmarłego wspólnika. W takich sytuacjach należy wysłać zaproszenie do osoby, która jest wspólnikiem. Dopóki spółka nie została formalnie powiadomiona o następcy wspólnika (a więc dopóki nie ma postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku), dopóty jedyną osobą będącą wspólnikiem jest zmarły wspólnik. Zaproszenie wysyła się więc, w pełni zdając sobie sprawę z tego, że list wróci do spółki z adnotacją, że „adresat zmarł”. Zarząd będzie miał jednak pewność, że postąpił zgodnie z przepisami.
Autor:  Michał Kuryłek, radca prawny