RSS Mapa strony Mój portal Zadaj pytanie
    
Jesteś tutaj: Strona główna Aktualności Podatki w spółce
Rozmiar tekstu: f1f2f3
Dokument aktualny
Ważny od 2020-01-02  

Jak rozliczać prezenty świąteczne dla pracowników?

Pracodawcy, w miarę możliwości, wspomagają pracowników przekazując im z okazji świąt, sylwestra i nowego roku dodatkowe bonusy w różnej formie - od gotówki, przez paczki, bilety ma imprezy, bony towarowe, po karty upominkowe, czy przyjęcia wigilijne. Większość z nich stanowi przychód ze stosunku pracy. Jednak dzięki zwolnieniom podatkowo-składkowym nie zawsze od podarunków należne będą daniny.
Pracodawcy, którzy dysponują zakładowym funduszem świadczeń socjalnych najczęściej do tego źródła sięgają by zorganizować świąteczne wsparcie dla pracowników czy zleceniobiorców. Oczywiście jest to możliwe o ile podział środków z przeznaczeniem na poszczególne rodzaje świadczeń będzie się odbywał zgodnie z regulaminem zfśs. Można bowiem finansować działalność polegającą m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Przejawem takiej akcji może być przekazywanie osobom uprawnionym bonów towarowych, paczek żywnościowych, kart upominkowych, czy zapomóg pieniężnych. Choć Fundusz nie jest źródłem, które można przeznaczać na zakupy prezentów okolicznościowych, to akceptowane i dopuszczalne jest korzystanie z niego w czasie przedświątecznym. Szczególnie rodziny wielodzietne czy znajdujące się w trudnej sytuacji materialnej potrzebują wtedy dodatkowych środków.

Zaświadczenie o wysokości dochodu

Rodzaje świadczeń i procedury ich przyznawania określa regulamin. Pracownicy i inne osoby uprawnione, wymienione w regulaminie, powinni być też poinformowani w jakim terminie będą przyjmowane odpowiednie wnioski w tej sprawie, kiedy będą rozpatrywane, jakie mają złożyć dokumenty (załączniki do wniosku) oraz kiedy przyznane świadczenia będą udostępnione. Należy bowiem podkreślić, że pomoc udzielana jest na prośbę uprawnionego i ma ona charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie może, ale nie musi być przydzielone. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych.  Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Nie można odejść od tego warunku np. ze względu na święta. Stąd, aby pracodawca mógł prawidłowo rozporządzać funduszem, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się odpowiednich dokumentów potrzebnych do zweryfikowania sytuacji materialno-bytowej jej i rodziny. Do wniosku pracownik powinien więc dołączyć np. zaświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jedną osobę w rodzinie, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym.

ZFŚS tylko dla potrzebujących

Przyznawanie świadczeń pochodzących z ZFŚS z pominięciem wymogów socjalnych, a więc bez różnicowania ich wysokości ze względu na stan rodzinny czy ekonomiczny pracownika (każdemu jednakowo) jest naruszeniem ustawy o zfśs. Ponadto, wiąże się z ryzykiem błędnego rozliczenia podatkowo-składkowego. Pracodawca postąpi więc nieprawidłowo, jeśli rozprowadzi wśród pracowników np. bony o tej samej wartości czy takie same paczki uznając, że ze względu na święta wartościowanie prezentów nie będzie "fair". Środki funduszu powinny być bowiem kierowane do najbardziej potrzebujących, a nie jest możliwe by wszyscy pracownicy znajdowali się w jednakowym położeniu osobistym.    
Natomiast pracodawcy, którzy nie utworzyli zfśs lub którzy taki fundusz posiadają, ale chcą przed świętami wszystkich pracowników potraktować jednakowo, mogą sięgnąć do bieżących zasobów i z nich sfinansować prezenty.  

Przychód, ale nie zawsze opodatkowany

Wszelkie dodatkowe świadczenia od zakładu pracy, w tym charakterze socjalnym, stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem, bony, paczki, bilety do teatru, karty podarunkowe czy przedpłacone (prepaid) również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego.
Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnienie ma więc zastosowanie o ile:
- świadczenia mają postać rzeczową lub finansową,
- w całości zostały sfinansowane z zfśs (świadczenie nie może być zakupione częściowo z funduszu, a częściowo ze środków np. obrotowych),
- są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o zfśs (stosowanie kryteriów socjalnych),
- łączna wartość wszystkich świadczeń w danym roku nie przekracza kwoty 1.000 zł.

Świadczenia pieniężne

Ze świadczeń pieniężnych można wymienić zapomogi, karty przedpłacone (prepaid). Te ostatnie to instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, który umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Karta przedpłacona jest więc środkiem płatniczym. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z zfśs, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wyznaczonego limitu. Z kolei do rzeczowych świadczeń można zaliczyć paczki, kosze z artykułami spożywczo-przemysłowymi, bilety do kina, teatru.  

Karty upominkowe

Odrębną grupą są karty (kupony) upominkowe, zwane inaczej elektronicznymi bonami towarowymi. Zastępują tradycyjne, papierowe bony/talony towarowe, ale pełnią tę samą funkcję. Inny jest tylko nośnik, czyli magnetyczna karta. Ma ona określony nominał i do tej wartości posiadacz może dokonać wymiany karty na towar z oferty w oznaczonej sieci sklepów (wystawcy karty) np. zakupić odzież, kosmetyki. Dla celów podatkowych takie karty są traktowane jak znaki uprawniające do wymiany na towar/usługę, a to oznacza, że nie ma do nich zastosowania zwolnienie z PIT. W przeciwieństwie do karnetów sportowych, czy wejściówek do kina, karta podarunkowa, podobnie jak bon paliwowy, czy turystyczny, nie jest rzeczą. Znaki te zastępują co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz czy karta kredytowa.
Świadczenia finansowane ze środków obrotowych oraz wymienione już karty upominkowe podlega opodatkowaniu od pełnej wartości.

Upominki a ZUS

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ze zwolnienia korzystają wszelkie świadczenia, niezależnie od wartości czy formy. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o zfśs.

Pracodawca nie mający ZFŚS

Warto jeszcze wskazać na jedno zwolnienie. Dotyczy ono pracodawców nie mających zfśs, ale inny fundusz o charakterze socjalno-bytowym. Ze składek wolne są bowiem świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs (w 2019 r. - 1 246,76 zł - jest to odpis całoroczny złożony z dwóch podstaw odpisu tj. obowiązującej do 31 lipca i od 1 sierpnia 2019 r.).
Przykład: Pracownica otrzymała od pracodawcy na święta bon towarowy o wartości 500 zł oraz paczkę ze słodyczami dla dziecka - 150 zł. Oba podarunki zostały zakupione ze środków zfśs. W tym roku pracownica dostała jeszcze z tego funduszu paczkę z okazji Dnia Dziecka - 120 zł oraz dofinansowanie do wczasów pod gruszą - 800 zł. Dla celów podatkowych limit zwolnienia został przekroczony o 70 zł (1 070 zł - 1 000 zł). Oznacza to, że opodatkowaniu podlega:
- cała wartość bonu - 500 zł,
- wartość paczki w wysokości 70 zł.
Wszystkie świadczenia są zwolnione ze składek na ZUS.
Przykład II
Przykład: W grudniu pracownikom zostały przekazane dodatkowe świadczenia z okazji świąt takie jak kupony upominkowe, karty przedpłacone o różnej wartości doładowania, a także kosze z artykułami spożywczymi (słodycze, kawa). Świadczenia będą sfinansowane z dwóch źródeł: ze środków zfśs - według sytuacji materialnej pracownika i jego rodziny oraz z obrotowych - dla tych, którzy nie spełnili warunków socjalnych. Pan Adam, pierwszy raz w tym roku otrzyma z zfśs:
- kosz o wartości 200 zł,
- kartę przedpłaconą z limitem 500 zł.
Natomiast pan Adrian otrzyma ze środków bieżących kartę upominkową o wartości 200 zł. Świadczenia pana Adama pozostaną zwolnione zarówno z podatku PIT jak i składek na ZUS. A u pana Adriana opodatkowanym i oskładkowanym przychodem będzie cała wartość karty. Zaliczka na podatek oraz składki ubezpieczeniowe naliczone od karty zmniejszą dochód pieniężny do wypłaty.

Świąteczna biesiada 

Spotkania opłatkowe, przyjęcia mikołajkowe dla dzieci to również często spotykana praktyka sprzyjająca integracji pracowników. Mogą być ona organizowane ze środków pochodzących z zfśs, z pominięciem kryteriów socjalnych. Orzecznictwo w tym zakresie aprobuje pogląd, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym mogą być finansowane z funduszu, a udział w nich może wziąć każdy z uprawnionych, na równych prawach (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując imprezy np. wspólne wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki. Taka forma działalności powinna być zapisana w regulaminie zfśs.
Jeśli chodzi o kwestię ewentualnego powstania przychodu z tytułu udziału w świątecznych imprezach to, odkąd obowiązuje wyrok TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) sprawa imprez integracyjnych nie powoduje już problemów. Gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych okolicznościowych, a ci w nich uczestniczą dobrowolnie, po ich stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie można więc mówić o przychodzie w rozumieniu ustawy PIT.
Skoro przychód z racji udziału w firmowej imprezie nie występuje, to nie ma też obowiązków w zakresie pobierania zaliczek na podatek czy składek ZUS.

Prezenty dla emerytów

Z okazji świąt pracodawcy przekazują różnego rodzaju świadczenia także byłym pracownikom - emerytom/rencistom. W świetle podatku dochodowego, z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy (lub pokrewnym), w tym od związków zawodowych, pobiera się podatek zryczałtowany w wysokości 10% należności, ale dopiero od nadwyżki ponad limit zwolnienia, który na rok podatkowy wynosi 3 000 zł. Zwolnieniem do tego limitu są objęte  świadczenia otrzymywane przez byłych pracowników - emerytów lub rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT), niezależnie od rodzaju czy formy, ani też źródła finansowania. 
Autor:  Izabela Nowacka
specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Więcej znajdziesz w hasłach: